Vào bất kỳ ngày nào, bạn chắc chắn sẽ thấy mình bị kéo theo nhiều hướng khác nhau cùng một lúc. Và, bởi vì không nhất thiết phải có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành mọi thứ, bạn thấy mình đa nhiệm. Nhưng đa nhiệm có ảnh hưởng tích cực đến năng suất của bạn không?
Đa nhiệm có thể là một phương pháp hiệu quả để tăng năng suất và chất lượng công việc của bạn.
Chắc chắn có những lúc đi sâu vào một vấn đề, đánh giá vấn đề và đưa ra giải pháp nhanh chóng là phương pháp thích hợp. Tuy nhiên, khi chúng ta ngày càng phụ thuộc vào đa nhiệm để giúp chúng ta vượt qua mọi ngày, câu hỏi được đặt ra: chúng ta có dành đủ thời gian cho các vấn đề đòi hỏi sự chú ý của chúng ta hay chúng ta nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác nhanh đến mức chúng ta không cho bất cứ điều gì số lượng thích hợp xem xét?
Và, có phải chính các công cụ nhằm giúp chúng ta hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn - máy tính xách tay, điện thoại di động, e-mail, BlackBerry - thực sự làm chúng ta chậm lại và làm giảm chất lượng công việc? Các nghiên cứu cho thấy rằng khi công nhân liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, họ thực sự hoàn thành ít hơn họ sẽ có nếu họ từng làm một việc.
Thậm chí đáng báo động hơn, đa nhiệm liên tục làm tăng mức độ căng thẳng và có thể có tác động tiêu cực đến sự tập trung của công nhân và khả năng tập trung và tạo ra công việc tốt. Điều này làm giảm năng suất, chất lượng công việc và có thể dẫn đến kiệt sức - một thách thức đối với các nhà tuyển dụng ở khắp mọi nơi, những người đang hy vọng giữ chân những người hàng đầu của họ.
May mắn thay, Adecco có một số chiến lược thiết thực mà bạn có thể kết hợp vào thói quen hàng ngày của mình để giúp bạn đa nhiệm hiệu quả bằng cách tận dụng tốt nhất thời gian và công nghệ của bạn.
Sử dụng công nghệ - đừng để nó sử dụng bạn
Hầu hết các nhà quản lý có bất kỳ số lượng thiết bị điện tử trong tầm tay của họ. Câu hỏi là, bạn có đang sử dụng chúng hết khả năng của họ không? E-mail, ví dụ, là một công cụ giao tiếp tuyệt vời với tiềm năng để làm nhiều hơn hầu hết chúng ta hiện đang yêu cầu nó. Thông thường, các chương trình e-mail văn phòng như Microsoft Outlook cho phép người dùng thiết lập một hệ thống tự động sắp xếp thư khi họ đến. Nó hoạt động như một trợ lý điện tử và làm cho hộp thư đến không bị xáo trộn bằng cách ưu tiên các tin nhắn. Ngoài ra, danh sách nhiệm vụ và lời nhắc điện tử có thể đóng một vai trò quan trọng trong quản lý thời gian.
Ngoài ra, hãy xem xét một hệ thống nhắn tin điện tử cho phép các thành viên chủ chốt trong nhóm của bạn liên lạc với bạn ngay lập tức. Điều này sẽ cắt giảm số lượng e-mail bạn nhận được. Có BlackBerry không? Nếu bạn làm như vậy, rất có thể BlackBerry của bạn sẽ tắt trong bữa tối với gia đình, trong khi bạn đang tận hưởng một đêm đi chơi với bạn bè hoặc ở giữa trò chơi bóng đá trẻ con của bạn. Chưa kể khi bạn lúng túng trong các báo cáo hoặc cuộc họp bận rộn với các giám đốc điều hành khác. Vậy, bạn có thể làm gì? Đơn giản là tắt thiết bị có thể không khả thi, nhưng mang theo một chiếc điện thoại di động riêng làm cách liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp sẽ cho phép bạn tập trung vào vấn đề trước mặt - dù là cá nhân hay chuyên nghiệp - và để lại phần còn lại để xem xét sau.
Trở thành bậc thầy về quản lý thời gian
Một cách tuyệt vời khác để tác động đến đa nhiệm và năng suất là tìm thêm một chút thời gian trong lịch trình của bạn cho những dự án đòi hỏi sự chú ý của bạn. Mặc dù bạn có thể cảm thấy như có đủ số giờ trong ngày, nhưng việc tìm thêm thời gian trong ngày là có thể nếu bạn cực kỳ tổ chức. Vì vậy, nhãn tất cả mọi thứ. Tạo và gắn nhãn một tệp mới ngay khi bạn nhận được các giấy tờ liên quan đến bài tập mới.
Tương tự như vậy, khi bạn ghi chú lại vào một dự án, hãy nhớ thêm chúng vào tệp liên quan ngay lập tức. Bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian chỉ bằng cách biết mọi thứ ở đâu và không phải tìm kiếm chúng. Lịch trình thời gian mỗi ngày để đi qua thư của bạn. Và, khi bạn ngồi xuống để xem lại thư của bạn trong hộp thư điện tử hoặc hộp thư đến thông thường của bạn - hãy quyết định cách xử lý ngay lập tức. Hoàn thành nó, chuyển nó cho một thành viên trong nhóm của bạn, dành thời gian cụ thể để xử lý nó bằng cách nhập nó vào lịch của bạn hoặc thêm nó vào danh sách nhiệm vụ của bạn, hoặc đưa nó vào phím xóa cũ của bạn thông qua phím xóa hoặc tập tin tròn. Điều này cho phép bạn chuyển sang các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao hơn và mặc dù có thể mất vài phút trả trước, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong thời gian dài.
Dành thời gian để tư duy
Nhược điểm chính của đa nhiệm và năng suất và sự phụ thuộc vào công nghệ của chúng tôi là chúng tôi không có đủ thời gian để tập trung vào một vấn đề và thực sự phân tích nó từ mọi góc độ. Phải thừa nhận rằng, không phải tất cả các công việc bạn làm đều yêu cầu mức độ chú ý này, nhưng một số công việc thì có. Chẳng hạn, có lẽ có một nhân viên trong nhóm của bạn cần đầu vào của bạn, hoặc có thể bạn đang làm việc trong một dự án cần một giải pháp sáng tạo. Dù bằng cách nào, nó cũng không chắc là bạn sẽ tạo cho nhân viên hoặc dự án sự chú ý mà họ xứng đáng nhận được nếu bạn tập trung vào một số thứ khác cùng một lúc.
Đó là nơi mà thời gian suy nghĩ của Hồi giáo xuất hiện. Trên khắp Corporate America, ngày càng có nhiều giám đốc điều hành đang làm việc vào buổi sáng hoặc buổi chiều hoặc thậm chí cả ngày. Nó đơn giản như thiết lập một tin nhắn đi trên hệ thống e-mail của bạn, đóng cửa văn phòng của bạn và đặt điện thoại của bạn lên không làm phiền. Việc dành thời gian để thực sự tập trung vào một dự án hoặc vấn đề có thể mang lại kết quả chất lượng cao hơn nếu bạn cố gắng xử lý nó trong khi đang gửi email, nhắn tin tức thì và nói chuyện điện thoại.
Nếu bạn có thể quản lý thậm chí một hoặc hai giờ một hoặc hai lần một tuần để làm việc không bị gián đoạn, hãy thử đến văn phòng sớm hơn một giờ so với những người khác. Bạn sẽ có thời gian để dành sự chú ý không phân chia của mình cho bất kỳ dự án nào bạn cảm thấy cần sự tập trung cao độ của mình và bạn đã giành được mệt mỏi hoặc vội vã như bạn sẽ làm nếu kết thúc ngày. Tương tự như vậy, cung cấp cho nhân viên chủ chốt thời gian để làm điều tương tự là một cách tuyệt vời để chứng minh rằng bạn coi trọng kỹ năng tư duy của họ cũng như khả năng đáp ứng thời hạn. Hãy nhớ rằng, với tất cả sự tinh tế của chúng, các thiết bị hiện đại của chúng ta vẫn có thể thay thế bộ não con người.
Tùy thuộc vào bạn
Rõ ràng, có những lúc đa nhiệm là cách hiệu quả nhất để làm việc, cũng như có những lúc nó không hoạt động. Hạn chế số lượng phiền nhiễu bạn trải qua hàng ngày có thể dẫn đến năng suất cao hơn và chất lượng công việc cao hơn. Tuy nhiên, cuối cùng, bạn là người duy nhất có thể đảm bảo rằng bạn đang xử lý đa nhiệm hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian của bạn, vì vậy hãy chuẩn bị tắt BlackBerry, tắt máy tính xách tay hoặc rời khỏi văn phòng của bạn một lát. Đôi khi, chỉ cần dành một vài phút để tương tác với nhân viên hoặc gia đình và bạn bè của bạn - hoặc suy nghĩ về một dự án mà không bị gián đoạn - có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong chất lượng công việc bạn làm và thời gian bạn phải làm.