Thông báo tuyển dụng của bạn đã thành công trong việc thu hút các ứng viên tài năng. Lúc này, câu hỏi tiếp theo là làm thế nào để thu hẹp danh sách ứng viên phù hợp nhất. Một cách hiệu quả bạn có thể thực hiện là thực hiện phỏng vấn qua điện thoại. Cách phỏng vấn ban đầu này thường nhanh chóng và đơn giản, nhưng vẫn cần bạn lưu ý một vài yếu tố để mang lại kết quả như mong đợi.
6 cách thực hiện phỏng vấn qua điện thoại hiệu quả nhất:
Xây dựng cấu trúc cuộc gọi phù hợp
Thời lượng của một cuộc phỏng vấn qua điện thoại nên kéo dài khoảng 15 đến 30 phút để có thể đánh giá được trình độ của ứng viên và dành các câu hỏi chi tiết hơn cho cuộc phỏng vấn trực tiếp sau đó.
Do đó, bạn nên đặt câu hỏi theo một cấu trúc được chuẩn bị từ trước để tiết kiệm thời gian. Bạn có thể bắt đầu bằng việc giới thiệu ngắn gọn về bản thân, công ty và các nhiệm vụ công việc. Sau đó, cho ứng viên 1 - 2 phút để giới thiệu bản thân và kinh nghiệm trước đây, hoặc lý do ứng tuyển vị trí này. Sau đó, bạn có thể hỏi những câu hỏi khác để tìm hiểu thêm về động lực làm việc, tính cách và kỹ năng mềm của họ. Cuối cùng, cho họ thời gian để đặt câu hỏi ngược lại.
Tạo danh sách câu hỏi
Khi đã cấu trúc cuộc phỏng vấn theo đề xuất trên đây, bạn sẽ có khoảng 10 - 15 phút để thật sự trao đổi về ứng viên và công việc. Bạn nên lập một danh sách câu hỏi phù hợp với khoảng thời gian này.
Trước khi đưa ra câu hỏi, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mô tả công việc, nhiệm vụ sắp tới của nhân viên mới và chiến lược kinh doanh của bạn. Hãy tạo danh sách câu hỏi dựa trên các yếu tố này và sử dụng nó cho tất cả các ứng viên mà bạn định gọi để có thể dễ dàng so sánh sự phù hợp của họ một cách công bằng.
Các câu hỏi quan trọng nhất, thường là về các yêu cầu bắt buộc trong công việc, nên được hỏi trước để nhanh chóng xác định các ứng cử viên không đủ tiêu chuẩn. Ngoài ra, hãy ưu tiên các câu hỏi mở nhằm khuyến khích ứng viên đưa ra câu trả lời ngắn gọn, súc tích và bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn sau buổi phỏng vấn.
Hỏi về các vấn đề trong hồ sơ của họ
Trước khi thực hiện cuộc gọi, hãy chuẩn bị ngay bên cạnh mọi tài liệu cần thiết như thư xin việc, thư giới thiệu, các trang mạng xã hội của ứng viên và thông báo tuyển dụng của vị trí đang tuyển. Hãy xem qua những thông tin bạn tìm được để xem liệu có bất kỳ vấn đề nào khiến bạn e ngại về kỹ năng và kinh nghiệm của họ không. Nếu có, hãy yêu cầu họ giải thích rõ hơn về thắc mắc của bạn và ghi lại câu trả lời của họ một cách cẩn thận trong lúc gọi phỏng vấn.
Kiểm tra nhanh sự thành thật trong hồ sơ
Các ứng viên có thể cố tình đánh giá cao bản thân hơn thực tế và giả vờ là người phù hợp nhất với công việc. Theo báo cáo của trang Bangkok Post, hơn một nửa số ứng viên nói dối trong CV của họ. May mắn thay, một cuộc phỏng vấn qua điện thoại có thể giúp bạn phát hiện ra những thông tin sai sự thật này.
Bất cứ khi nào ứng viên đưa ra một con số cụ thể, đặc biệt là về thành tích và kỹ năng của họ, bạn nên ghi chú lại và quay lại hỏi về vấn đề này sau một vài câu hỏi. Nếu họ đưa ra những câu trả lời giống nhau, rất có thể họ đang thành thật về khả năng của mình.
Đừng thực hiện quá nhiều cuộc gọi trong một ngày
Áp lực không ngừng từ tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và quy trình tuyển dụng có thể khiến bạn cố gắng thực hiện quá nhiều cuộc phỏng vấn qua điện thoại trong một ngày. Điều này sẽ không mang lại hiệu quả như bạn mong muốn, hoặc thậm chí làm cho mọi việc tồi tệ hơn. Bạn sẽ trở nên mệt mỏi do có quá nhiều cuộc gọi và cảm thấy ít hứng thú với các cuộc thảo luận, giảm khả năng lưu ý đến các chi tiết và có nguy cơ đánh giá sai tiềm năng của ứng viên.
Thông báo các bước tiếp theo
Trước khi bạn kết thúc cuộc gọi, hãy chia sẻ với ứng viên về các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Điều này sẽ giúp hạn chế email hoặc điện thoại từ các ứng viên để hỏi về tình trạng ứng tuyển của bản thân và liệu khi nào bạn sẽ liên hệ lại với họ. Thái độ lịch sự của bạn chắc chắn sẽ mang lại trải nghiệm tốt đẹp cho ứng viên, giúp cải thiện hình ảnh nhà tuyển dụng và duy trì mối quan hệ tốt với các ứng viên tài năng
Kết luận
Lần sau khi bạn bắt đầu một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, hãy ghi nhớ những lưu ý trên đây để xác định các ứng viên phù hợp nhất mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian hay công sức.
Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về hoạt động tuyển dụng, hãy liên hệ với chúng tôi qua email vn.info@adecco.com hoặc số điện thoại (84) 28 3636 5811 (Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh) hoặc (84) 24 3218 1190 (Văn phòng Hà Nội).