Bạn có nhận ra COVID-19 và sự bình thường mới trong lĩnh vực nhân sự đang dẫn đến sự chuyển đổi sang môi trường làm việc ảo? Chúng ta đã quen với các cuộc họp trực tuyến, phỏng vấn trực tuyến và bây giờ, hãy xem bạn có thể làm gì để chào đón những nhân viên mới từ xa.
Bạn đã có thể làm chủ những cuộc phỏng vấn online và tìm được ứng viên phù hợp?
Xin chúc mừng! Thật sự không dễ để tuyển dụng trong COVID-19, nhưng bạn đã làm được!
Giờ thì đã đến lúc chuẩn bị cho giai đoạn quan trọng tiếp theo - lên kế hoạch cho chương trình chào đón nhân viên mới từ xa!
Có thể bạn chưa bao giờ thực hiện điều này trước đây, nhưng đừng lo lắng!
4 bí quyết hữu ích để giúp bạn xây dựng ngay chương trình chào đón những nhân sự mới từ xa:
Liên lạc lại sau khi đưa ra thư mời làm việc
Bạn không muốn họ đổi sang công ty đối thủ cạnh tranh hoặc bỏ đi trước khi họ đến nhận việc, phải không?
Vậy thì hãy liên lạc lại để trao đổi về các bước tiếp theo ngay sau khi họ chấp nhận lời đề nghị làm việc. Đừng ngó lơ và để cho những nhân viên mới của bạn trở nên mơ hồ về những gì họ nên chuẩn bị.
Trước tiên, bạn chỉ cần cung cấp cho họ các tài liệu để xem xét trước, vì tất cả chúng ta đều dành nhiều thời gian ở nhà hơn trong những ngày này. Đó có thể là một quyển sổ tay online với thông tin cơ bản liên quan đến các quy định và quy trình nội bộ. Cũng có thể bao gồm một bản giới thiệu ngắn gọn về từng phòng ban. Ngoài ra, hãy nói về văn hóa và giá trị cốt lõi của bạn, cũng như tài liệu Định vị giá trị nhân viên (EVP).
Nếu họ cần điền vào bất kỳ biểu mẫu nào, hãy gửi thông báo trước để họ chuẩn bị các thông tin và tài liệu cần thiết.
Sau đó, một vài ngày trước ngày đầu nhận việc, hãy gửi một email với toàn bộ nội dung cần thiết - hoặc thậm chí tốt hơn, hãy gọi cho họ - để nhắc nhở chi tiết về ngày đầu tiên đến nhận việc và giúp đỡ nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào. Và vì họ làm việc tại nhà, bạn sẽ cần hướng dẫn họ về các chính sách liên quan và giới thiệu các liên hệ để được hỗ trợ từ xa.
Hỗ trợ công nghệ tiên tiến
Không có cách nào để làm việc từ xa hiệu quả – cũng như là tiến hành toàn bộ quá trình chào đón nhân viên mới từ xa - mà không có công nghệ tiên tiến.
Một danh sách kiểm tra sẽ đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ công đoạn chuẩn bị nào. Các mục đầu tiên trong danh sách là các thiết bị cần thiết như máy tính xách tay hay tai nghe. Tùy thuộc vào từng vị trí, bạn có thể sẽ cần trang bị thêm cho họ.
Tiếp đến là các công cụ làm việc. Hãy nhờ bộ phận Công nghệ thông tin của bạn cài đặt các ứng dụng họp và làm việc trực tuyến - cũng như là các công cụ nội bộ nếu có - cùng với hướng dẫn sử dụng và thông tin đăng nhập đầy đủ. Nếu nhân viên mới cần sử dụng các phần mềm chuyên dụng, hãy chắc chắn rằng bạn cũng đã cài đặt sẵn những phần mềm này. Hãy nhớ rằng không phải ai cũng là một bậc thầy công nghệ!
Cuối cùng, hãy kiểm tra kỹ lại lần nữa với bộ phận Công nghệ thông tin và quản lý trực tiếp của họ - những người hiểu rõ về mọi thứ mà cần thiết để hoàn thành công việc.
Chào mừng họ trực tuyến
Làm cho những nhân sự mới cảm thấy như họ là một phần của nhóm là rất quan trọng, đặc biệt là khi mọi người đều làm việc từ xa.
Bạn thường làm gì vào ngày đầu tiên của nhân viên mới để tìm hiểu về họ ở cấp độ cá nhân?
Chắc có lẽ là, “Đi ăn trưa cùng nhau nhé”!
Đó là một cách tốt. Nhưng vì bây giờ chúng ta không thể ra ngoài và tụ tập ở những nơi công cộng, hãy làm việc với các nhà quản lý để tìm một số lựa chọn thay thế mà bạn có thể thực hiện trên Internet. Một cuôc trò chuyện trực truyến trước giờ làm. Một buổi tiệc trà online vào giữa buổi chiều. Các hoạt động thể hiện được sự năng động và tinh thần của đội đều đáng để thử qua.
Tại Adecco, và thậm chí trước khi dịch bệnh bùng phát, chúng tôi vẫn gửi các email nội bộ hàng tháng để chào đón người mới, cũng như giới thiệu họ với các đồng nghiệp khác. Nếu điều này có vẻ mới lạ đối với bạn, hãy thử thực hiện ngay bây giờ!
Cho họ một người đồng hành
Trên 60% các chuyên gia nhân sự gặp khó khăn trong việc quả lý khối lượng công việc của họ và 37% phải đối mặt với căng thẳng ít nhất 4 lần mỗi tháng.
Bạn không muốn trở thành họ, phải không?
Vậy hãy làm việc thông minh hơn!
Chẳng hạn như, khi nói đến việc chào đón những nhân viên mới, bạn không cần phải thực hiện mọi việc một mình. Thay vào đó, hãy giới thiệu họ với một người đồng hành – nói cách khác, là một người cố vấn. Sự lựa chọn tốt nhất có thể là một thành viên trong nhóm, người có thể làm việc chặt chẽ và thường xuyên hỏi thăm về công việc của họ trong 30 hoặc 60 ngày đầu tiên.
Người này đã biết về văn hóa doanh nghiệp, về bộ phận đang làm việc và quan trọng nhất là về công việc, vì vậy họ sẽ dễ dàng đồng cảm hơn với những khó khăn mà người mới đang gặp phải. Họ có thể giúp nhân viên mới của bạn ổn định và thích nghi với vị trí mới mà không cảm thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà.
Nhưng này, điều này không có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể phớt lờ họ! Hãy chắc chắn rằng bạn vẫn theo dõi và giúp đỡ họ khi cần thiết nhé.
Vậy thì, kế tiếp cần phải làm gì?
Chào đón cho nhân viên mới từ xa chỉ là khởi đầu cho trải nghiệm của họ tại công ty bạn. Vẫn còn một chặng đường dài để xây dựng chiến lược giữ chân nhân tài và tăng cường sự tham gia của nhân viên trong thời đại của COVID-19 và các quy định về cách ly xã hội. Nhưng chúng tôi luôn có thể hỗ trợ bạn!
Chúng tôi có một hướng dẫn để quản lý lực lượng lao động từ xa và trở lại làm việc an toàn, cùng với tất cả các cập nhật mà các chuyên gia nhân sự - giống như bạn - cần phải biết để vượt qua giai đoạn này:
- Cập nhật thị trường lao động Việt Nam Quý 1 năm 2020
- Hướng dẫn toàn diện để quản lý lực lượng lao động trong COVID-19
- Tác động của COVID-19 đến thị trường lao động trên toàn thế giới
- Tại sao thuê ngoài nhân sự tạm thời là giải pháp tối ưu trong COVID-19?
- COVID-19: Làm thế nào một công ty tuyển dụng có thể giúp đỡ được bạn?
- Bí quyết thực hiện phỏng vấn trực tuyến tốt nhất cho quá trình tìm kiếm nhân sự cấp cao
Và nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, chỉ cần điền vào mẫu dưới đây. Chúng tôi sẽ phản hồi lại bạn ngay lập tức!