Chúng tôi chắc chắn rằng tất cả các nhà tuyển dụng đều muốn trả lương cho nhân viên của mình kịp thời và chính xác. Nhưng không phải tất cả họ đều biết đến những lời khuyên hữu ích sau để khiến công việc trở nên dễ dàng hơn!
Bạn đã bao giờ nhận được khiếu nại từ nhân viên do các lỗi liên quan đến lương bổng? Không phải là rất bực bội và tốn thời gian để sửa những con số sau những phép tính phức tạp sao? Chưa kể điều này cũng ảnh hưởng xấu đến sự hài lòng của nhân viên. Vì vậy nên, đảm bảo các quy trình lương bổng chính xác nên là ưu tiên hàng đầu của mọi nhà tuyển dụng.
Nhưng điều này nói dễ hơn làm.
Làm thế nào bạn có thể xử lý một bảng lương một cách chính xác hơn?
Phân loại nhân viên một cách chính xác
Có vẻ là hiển nhiên, nhưng rất nhiều nhà tuyển dụng non trẻ đã bỏ qua bước đầu tiên này để tiết kiệm thời gian khỏi mớ hỗn độn của công việc giấy tờ. Việc phân loại sai có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như: trả lương không chính xác, không khấu trừ thuế, bị phạt từ nhà nước, v.v. Dù có chuyện gì xảy ra, bạn chắc chắn sẽ cần phải dành nhiều thời gian hơn - và, tất nhiên là cả tiền - để giải quyết những vấn đề này.
Chúng tôi hiểu rằng các quy tắc phân loại rất phức tạp và hầu hết các chủ doanh nghiệp không phải là chuyên gia pháp lý. Nếu bạn đang gặp phải tình huống này, hãy tìm lời khuyên từ các chuyên gia nhân sự!
Sử dụng công nghệ phù hợp
Bảng chấm công bằng giấy khó tổ chức và lưu trữ, cũng có nhiều khả năng gặp phải tính toán sai. Đó là lý do tại sao khi tối ưu hóa quá trình quản lý tiền lương, công nghệ là yếu tố phải có để đảm bảo tính chính xác.
Tùy vào nhu cầu, quy mô kinh doanh và ngân sách của bạn, hãy tìm hiểu xung quanh để tìm được phần mềm quản lý lương phù hợp. Chỉ cần thiết lập chính xác một lần duy nhất, và sau đó bạn không bao giờ phải lo lắng về các mục nhập thủ công hoặc tính toán sai. Thêm vào đó, tự động hóa quy trình tính lương cũng đảm bảo mức độ bảo vệ dữ liệu cao hơn.
Theo dõi những thay đổi quy định pháp luật
Bạn có biết rằng chính phủ Việt Nam thay đổi mức lương tối thiểu vùng gần như hàng năm không? Và họ vừa tăng mức giảm trừ gia cảnh đối với thuế thu nhập cá nhân?
Các quy định liên quan đến biên chế thay đổi không ngừng. Nếu bạn đang điều hành việc kinh doanh quốc tế, mọi thứ thậm chí còn phức tạp hơn vì mỗi quốc gia đều có các quy tắc riêng và bạn phải luôn luôn phải tuân thủ.
Làm thế nào bạn có thể theo kịp với những thay đổi pháp lý liên tục?
Bạn có thể tìm được thông tin và cập nhật có giá trị qua việc tham dự các hội nghị liên quan đến biên chế, hội thảo trên web, hội thảo hoặc các sự kiện tương tự. Đăng ký nhận bản tin từ các nguồn chính phủ hoặc các chuyên gia về biên chế cũng giúp nâng cao kiến thức của bạn.
Nếu bạn làm việc với một nhà cung cấp phần mềm quản lý lương hoặc dịch vụ tính lương, họ cũng sẽ đưa ra lời khuyên về những thay đổi liên quan.
Thực hiện kiểm toán tiền lương thường xuyên
Kiểm toán tiền lương hàng quý hoặc hàng năm đảm bảo rằng bạn đã - và sẽ - thực hiện các bảng lương chính xác.
Đây là những gì bạn cần tìm trong các đợt kiểm toán:
- Kiểm tra tiền lương được tính toán chính xác hay chưa.
- Xác minh rằng các khoản thuế và các khoản khấu trừ được khấu trừ và thanh toán đúng lúc, đúng bên liên quan.
- Xem xét dữ liệu của nhân viên, vì thông tin cá nhân của họ có thể thay đổi thường xuyên và có thể sẽ ảnh hưởng đến bảng lương.
- Xác thực bất kỳ khoản thanh toán bất thường nào và đảm bảo chúng đều có bằng chứng hỗ trợ.
Chắc chắn, bạn cần nhiều thời gian và nỗ lực để kiểm toán tiền lương hiệu quả. Nhưng nếu bạn muốn thực hiện các quy trình về lương chính xác, đừng bỏ qua việc này!
Phối hợp với nhân viên của bạn
Phát hiện ra những sai lầm trong bảng lương không nên là trách nhiệm của chỉ một người. Thay vào đó, hãy để nhiều người hơn tham gia - những người luôn chú ý đến những con số này - sẽ mang lại kết quả tốt hơn.
Nhưng bạn có thể tìm nguồn lực này ở đâu?
Không cần tìm đâu xa, vì họ là nhân viên của bạn! Chỉ cần cung cấp cho họ một quy trình báo cáo minh bạch và chính thức. Sau đó, họ có thể nhanh chóng thông báo cho bạn những trục trặc và sai phạm ngay cả trước khi bạn nhận ra có vấn đề. Lỗi sẽ được giải quyết kịp thời trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.
Tạo một danh mục kiểm tra
Những gì nên có trong danh sách này?
Đầu tiên, tất cả các quy trình, thực hành và mẹo đã được kiểm chứng đều nên được ghi lại. Sau đó, bất cứ lúc nào cần thiết, bạn có thể lướt qua danh sách này, xem xét từng điểm và đảm bảo mọi thứ đều đúng.
Ngoài ra, bạn có thể bao gồm dữ liệu của nhân viên mới, các thay đổi thanh toán và cập nhật liên quan đến bảng lương. Cố gắng tổ chức phần này theo kỳ lương. Sau này, khi bạn làm việc với bảng lương vào thời điểm đó, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra lại nếu tất cả những thay đổi này được nhập vào hệ thống của bạn một cách chính xác.
Trong trường hợp bạn bị quá tải với quá nhiều việc phải làm, hãy xem xét việc thuê ngoài dịch vụ trả lương!
Khi chúng ta đều cố gắng thích nghi với “bình thường mới” như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều nỗ lực để tái khởi động và đối phó với những thách thức tài chính chưa từng có. Nếu bạn cũng trải qua cuộc khủng hoảng này, bạn vẫn muốn chật vật với các quy trình trả lương phức tạp sao?
Đừng để cho biên chế trở thành vấn đề kéo bạn lại. Thay vào đó, hãy để cho các chuyên gia lo - các dịch vụ trả lương. Họ biết làm thế nào để chạy một bảng lương chính xác. Họ quen thuộc với tất cả các khía cạnh rắc rối của kiểm toán tiền lương. Họ luôn cập nhật kịp thời các thay đổi trong quy định pháp luật. Tóm lại, họ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi vẫn tiến hành tất cả các thủ tục một cách hoàn hảo.
Là một cơ quan tuyển dụng, biên chế và nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, chúng tôi biết cách hỗ trợ nhu cầu đặc biệt của mỗi khách hàng. Hãy gửi cho chúng tôi yêu cầu của bạn hoặc gọi cho chúng tôi, và chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn ngay!
Đọc thêm:
- 4 cách tốt nhất để tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương.
- 5 điều cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp dịch vụ trả lương.
- Những lợi ích doanh nghiệp của bạn có thể nhận được từ dịch vụ trả lương.
- Quay trở lại làm việc sau COVID-19: 8 lời khuyên để tái khởi động an toàn
- 4 mẹo để cắt giảm chi phí nhân sự mà không phải sa thải nhân viên.